Тайм-менеджмент, Управление Временем

Тайм-менеджмент помогает управлять решениями и определять, какие из них важны. Кто не может понять какими делами заняться, а какие отложить. Он удобен для тех у кого есть подчиненные, чтобы делегировать маловажные задачи. Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению).

Но есть и другой лагерь — это люди, которым проще найти подходящее ПО для тайм-менеджмента и скачать его. Поэтому вопрос о том, нужна ли тайм менеджмент-программа на компьютере или нет, остается открытым. Планируя дела, не стоит входить в режим стахановца. Намного приятнее перевыполнить план, чем не дотягивать до его выполнения. Поэтому не старайтесь максимально заполнить рабочую неделю задачами. Не самые срочные задачи можно отложить, чтобы они не мешали выполнению приоритетных.

С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем. Если вам неудобно досконально планировать все свои дела, вы можете запланировать только самые крупные. Отдельно напишите себе список мелких дел, на которые нужно не больше минут. Как только вам надоест делать основные задачи, вы можете выполнить любое мелкое дело, которое входит в список.

№ 1 Техника Pomodoro, Или «система 25 Минут»

Пусть для начала обед и ужин вы будете заказывать, но если будет регулярность приема пищи, то появится больше уверенности в собственной способности это контролировать. Это освободит время, которое раньше просто терялось. Успевать больше, уставать меньше, повышать свою эффективность, получать высокие результаты. Бизнесмены, фрилансеры, удаленщики и рядовые сотрудники едва ли не проповедуют тайм-менеджмент, как новую религию. В чем суть, насколько реально управлять временем и какие хитрости есть – будем разбираться в этой статье.

Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач.

Если кому-то сложно дается утреннее время — не нужно ставить себе тяжелые задачи. Лучше налить себе кофе, спокойно позавтракать, посмотреть в окно и только через определенное время после пробуждения подойти к рабочему https://deveducation.com/ месту. Также, есть люди, которые любят работать вечером или даже ближе к ночи. В таком случае не надо насиловать себя и пытаться уснуть в десять часов вечера, так как это якобы очень полезно для организма.

За каждой областью жизни закреплен определенный цвет, чтобы была возможность видеть то, чему отдавать приоритет. В разрезе недели можно понять, чем человек занимается больше всего, а чего не делает вовсе. Если так посмотреть, то мы постоянно отвлекаемся на социальные сети, мобильные игры или YouTube. Почему бы не попробовать делать это в определенное время.

В личном планировании этот пункт тоже важен — если чувствуете, что не справляетесь с нагрузкой, просите помощи у тех, кто может вам помочь. Любые технологии контроля времени подразумевают назначение срока выполнения каждой задачи. Даже если нет контроля со стороны, проще собраться и реализовать запланированное, когда изначально поставлен дедлайн.

Метод Автофокуса

Лучше сначала сгруппировать свои дела, особенно, если рабочие задачи между собой схожи. Необходимо поставить их одну за другой и не втыкать между ними что-то другое. Методика, которая предполагает чёткое отслеживание времени. В конце недели записи анализируются, а «пожиратели» времени, если они были установлены, устраняются.

Без них не будет ни решений, ни действий, даже если времени будет бесконечно много. Также я уверена, что любой из перечисленных советов — это не панацея, потому что серебряной пули не существует. Только путем проб и ошибок каждый из нас сможет вывести собственную, максимально эффективную формулу управления ресурсами, вниманием и приоритетами.

Более того, от несрочных и неважных дел вообще можно отказаться, чтобы не тратить время. Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Лягушка в этом случае выступает метафорой для важного, но неприятного дела. Использовать принципы тайм-менеджмента в работе просто, если внедрять их системно, строя свой еженедельный график по определенным правилам. Так, заниматься планированием рекомендуется в воскресенье, а не в понедельник утром, как делают многие. Обдумывание дел на неделю поможет снизить стресс от перехода от выходных к будням.

Желаниями зайти в социальные сети, посмотреть еще одну серию, перекусить или выкурить сигарету — каждое из этих действий регулярно отвлекает как эффективно организовать рабочее время от важных задач. Я не советую резко заняться профессиональным спортом. Достаточно просто двигаться и держать себя в тонусе.

Метод «найденное Время»

Например, автор книги «Атомные привычки» рассказывает как упростить внедрение новых привычек и усложнить взаимодействие с нежелательными. Это не совсем в тему, но там есть стоящая мысль, которая способна помочь. К сожалению стопроцентного способа, который помог бы как по взмаху палочки научиться концентрироваться на работе не существует. Только нацеленность на результат, дисциплина и постоянная практика.

А вы сможете выбрать для себя наиболее подходящую. Если каждые 30 минут отвлекаться на 5 минут, а потом еще делать положенный перерыв в 10 минут, за целый рабочий день теряется минимум полчаса. Ведите хронометраж — тогда вы поймете, стоит ли записывать внеплановые перерывы или они влияют на распорядок незначительно. Уже в конце XX века матрицу Эйзенхауэра доработал Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей». Его версия, более подробная, называется матрицей приоритетов. В ней указаны не только уровни распределения дел по значимости, но и итоги их выполнения.

Если задача займет не более двух минут — стоит выполнить её немедленно. Так человек разгрузит мозг, потому что не придётся больше помнить об этом деле. Например, не стоит систематически копить грязную посуду в раковине, иначе впоследствии это займет не две минуты, а двадцать. Эту техника поможет тем кто думает, что если он не способен решить задачу, то не имеет права взять перерыв или приступить к другой работе. С одной стороны — это хорошая привычка, но все хорошо в меру.

При этом, первую половину дня необходимо отвести под самую сложную работу, которую в любом случае необходимо сделать. После выполнения, следующие отрезки времени стоит занимать более простыми делами. Ещё один важный момент — правильное распределение обязанностей в команде.

• Метод временных блоков немного похож на обычный распорядок дня — с тем отличием, что мы пишем список только для важнейших вещей, а не для всех дел на сегодня.
• В идеале мы должны работать только над задачами в двух верхних квадрантах — остальные задачи нужно делегировать или отказаться от них.
• Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек.
• В переводе с английского языка time management — это управление временем.

Прислушиваться к себе предлагает метод автофокуса. Если в предыдущих методах мы говорили, что нужно приоритезировать задачи и на основании полученного списка планировать свой день, то это противоположная система. Напишите список дел и посмотрите, чем вы сегодня хотите заниматься. Может, вы сегодня готовы написать интересную статью или готовы посвятить день общению с клиентами и заказчиками. Когда мы делаем то, что хотим, погрузиться в дело проще. По началу эти системы и техники выглядят сложно и кажется, что тайм-менеджмент противоречит сам себе.

То есть в первую очередь выполнять наиболее важные задачи, которые точно помогут добиться желаемого, а затем — второстепенные. Если при этом важные задачи — самые сложные или не самые интересные, быстрее справиться с ними поможет метод так называемого «поедания лягушки на завтрак». Он заключается в том, чтобы начинать с таких задач свой день, а после их выполнения с лёгкостью переходить к остальным. Обратите внимание, что истинная цель должна заключаться в пользе, которую может принести компания как можно большему количеству людей. Например, у компании «Apple» цель — сделать высокие технологии не такими пугающими для людей, не являющихся специалистами в сфере IT.

Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново. У тех кто только начинает учится системе планирования, может возникнуть желание успевать делать все и сразу.

Но это не единственный метод, применяемый в системе тайм-менеджмента. Тайм-менеджментом называют набор приемов и техник, которые помогают планировать действия и достигать наибольшей эффективности. Это проверенный способ самоорганизации, который находит применение не только в работе, но и в личной жизни. Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11].